READ.AI L'assistente che partecipa alla riunione anche sola
Read.ai trascrive le riunioni online e manda il riassunto a tutti gli invitati. Cosa sapere su costi, privacy e articolo 179ter prima di usarlo in azienda.
Il mese scorso mi sono trovato con due appuntamenti sovrapposti. Una riunione in presenza e una call online con dei fornitori, stessa ora, stesso giorno. Ho fatto quello che fanno tutti: ho scelto la più importante e ho chiesto ai colleghi un riassunto dell'altra. Il riassunto, come sempre, non è mai arrivato.
Read.ai serve esattamente a questo. È un assistente che prende appunti al posto vostro nelle riunioni online, e lo fa meglio di quanto riesca a fare una persona mentre partecipa alla discussione.
Il funzionamento è semplice. Si collega il proprio calendario, Google Calendar oppure Outlook di Microsoft 365, e da quel momento l'assistente entra da solo nelle riunioni programmate. Funziona su Zoom, Microsoft Teams e Google Meet, le tre piattaforme che ormai si trovano in ogni ufficio. Entra come partecipante visibile, registra, trascrive, e pochi minuti dopo la fine arriva un rapporto via email con il riassunto, i temi trattati, le decisioni prese e la lista di chi deve fare cosa. L'italiano è tra le oltre venticinque lingue riconosciute, e le note vengono generate nella lingua parlata durante la riunione.
Per gli incontri in presenza esiste la registrazione dall'applicazione per computer e per telefono, senza che nessun assistente compaia nella stanza, ma quella funzione è riservata ai piani a pagamento.
La parte che colpisce di più è un'altra. Se la riunione è nel calendario e l'opzione è attiva, l'assistente entra anche quando voi non riuscite a esserci.Alle sei di sera vi ritrovate il verbale di un incontro a cui non avete partecipato. Comodo, e allo stesso tempo delicato. Ecco perché conviene usarlo con tre accortezze precise.
La prima riguarda i costi e il controllo. Il piano gratuito dà cinque rapporti al mese, con un massimo di un'ora per riunione, ed è più che sufficiente per capire se lo strumento fa al caso vostro. Il piano Pro costa 19.75 dollari al mese, che scendono a 15 con il pagamento annuale. Il consiglio pratico è di non lasciarlo entrare ovunque. Nella pagina Calendar dell'applicazione si attiva o disattiva riunione per riunione, e attivarlo a mano solo sugli incontri che contano evita di riempire la casella di verbali inutili.
La seconda riguarda la legge svizzera, e qui l'attenzione va alzata. L'articolo 179ter del Codice penale punisce, su querela di parte, chi registra una conversazione non pubblica senza il consenso degli altri interlocutori. La pena arriva a un anno. L'Incaricato federale della protezione dei dati precisa che il consenso deve essere raccolto prima della registrazione e deve essere chiaro sullo scopo. Read.ai scrive automaticamente in chat chi lo ha invitato, e su Google Meet e Teams basta che un partecipante dica no perché non entri. Resta il fatto che due parole dette a voce all'inizio della riunione valgono più di qualsiasi messaggio automatico.
La terza riguarda la riservatezza. Il servizio invia il rapporto a tutti gli invitati alla riunione, compresi quelli esterni all'azienda. Prima di una trattativa con un fornitore o di un colloquio con un candidato, vale la pena passare dalle impostazioni di condivisione e verificare chi riceverà cosa. In una PMI ticinese, dove il fornitore è spesso anche il vicino di capannone, questo dettaglio conta.
Un'ultima nota tecnica che nel nostro cantone pesa parecchio. Le riunioni in cui si passa dall'italiano al tedesco all'inglese nella stessa mezz'ora non sono gestite bene: la trascrizione diventa incoerente. Nelle impostazioni si può forzare la lingua del rapporto, e chi lavora con Zurigo o con la Germania farebbe bene a impostarla subito.
Il valore vero di questi strumenti non è la trascrizione. È il fatto che finalmente si può stare in una riunione e ascoltare davvero, invece di scrivere. Chi prende appunti perde metà della discussione, lo sappiamo tutti e facciamo finta di niente da vent'anni. Provatelo alla prossima riunione interna, quella dove un errore non costa nulla. E ditelo ai colleghi prima di premere il tasto.
Tutte le info su: https://www.read.ai/
digiTIamo · giornalismo di milizia
Ti è piaciuto? Il prossimo giro lo offri tu.
digiTIamo è il mio impegno volontario, di milizia: scrivo per passione, nel mio tempo libero, per chi vuole capire la tecnologia senza farsi fregare. Niente paywall, niente abbonamenti. Se questo articolo ti è stato utile, offrimi qualcosa: lo trasformo in tempo per scrivere il prossimo.
Pagamento sicuro con Stripe. I dati della carta non passano da questo sito.
Il contributo va a LucaCarbone OÜ, la mia società. Non è una donazione fiscalmente deducibile. Privacy
